Wenn Sie viele Meetings abhalten und das Erstellen einer Agenda, das Notizen-Machen und das Protokollführen rationalisieren möchten, finden Sie verschiedenste Agenda-Softwareanwendungen auf dem Markt. Solche Meeting-Verwaltungslösungen sollten nicht mit Bildschirmfreigabetools verwechselt werden.
In diesem Vergleich von Agenda-Software konzentrieren wir uns auf Agenda-Software für den allgemeinen Gebrauch, da es spezifische Tools für Vorstandssitzungen und kommunale Verwaltung gibt. Wir haben uns entschieden, Less Meeting, Lucid Meetings, MeetingKing und MeetingBooster zu überprüfen.
Vergleichstabelle Agenda-Software
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|---|---|---|---|---|
| Gesamt | 164 | 70 | 64 | 58 |
| Integration in E-Mail-Systeme | ||||
| Outlook | 5 | 2 | 3 | 1 |
| Gmail | 3 | 2 | 4 | 4 |
| Andere | 2 | 3 | 2 | 3 |
| Vorbereiten des Meetings | ||||
| Termin-Konfliktdetektor | 3 | 1 | 0 | 0 |
| Agenda | ||||
| Zeitverteilung | 5 | 0 | 0 | 0 |
| Referenten-Ident | 5 | 3 | 1 | 1 |
| Agenda-Vorlagen | 3 | 4 | 0 | 3 |
| Agenda-Genehmigungsprozess mit Versionskontrolle | 4 | 0 | 0 | 0 |
| Vorbereitende Aufgaben | 4 | 0 | 0 | 1 |
| Meeting-Serien | 4 | 3 | 3 | 2 |
| Übernahme unfertiger Themen | 4 | 0 | 0 | 0 |
| Während des Meetings | ||||
| Rollen- (Funktions-)zuweisung | 4 | 3 | 0 | 0 |
| Anwesenheitsprüfung | 3 | 4 | 3 | 0 |
| Notizen (Teilnehmer-zugewiesen) | 5 | 3 | 3 | 0 |
| Ergebnis-Statements (Entscheidungen) | 4 | 4 | 4 | 4 |
| Aufgabenzuweisung | 4 | 5 | 4 | 4 |
| Meeting-Tools (Abstimmen, Pro/Kontra, Bewerten etc.) | 4 | 0 | 0 | 0 |
| Nach dem Meeting | ||||
| Meeting-Protokoll (auto-generiert) | 5 | 3 | 4 | 3 |
| Zugriffskontrolle | 5 | 0 | 3 | 3 |
| Signatur-Seite | 4 | 0 | 0 | 0 |
| Firmenlogo einbinden | 3 | 1 | 1 | 0 |
| Protokoll-Archiv | 4 | 3 | 3 | 2 |
| Protokoll-Genehmigungsprozess mit Versionskontrolle | 4 | 0 | 0 | 0 |
| Dokument-Management | 3 | 3 | 3 | 3 |
| Aufgabenmanagement | 4 | 4 | 4 | 3 |
| Erinnerungen | 4 | 3 | 3 | 3 |
| Protokolle suchen | 3 | 2 | 3 | 3 |
| Ergebnisse kombinieren/speichern | 4 | 0 | 0 | 0 |
| Aufgabenmanagement-System | ||||
| Aufgabensynchronisation mit Outlook | 5 | 0 | 0 | 0 |
| Export von Aufgabenlisten (CSV oder Excel) | 4 | 4 | 4 | 3 |
| Projekte | 4 | 3 | 0 | 4 |
| Berichte zum Aufgabenstatus | 4 | 0 | 1 | 0 |
| Aufgaben-Erinnerungen | 5 | 4 | 3 | 3 |
| Anpassbare Aufgaben-Berechtigungen | 5 | 0 | 0 | 0 |
| Nutzer-Berechtigungssystem | ||||
| Nutzerberechtigung/Nutzerhierarchie/Sicherheitsfunktionen | 5 | 0 | 1 | 2 |
| Audit Logs | 3 | 0 | 0 | 0 |
| Hosting | ||||
| Cloud Hosting | 5 | 3 | 3 | 3 |
| Vor Ort-Hosting | 5 | 0 | 0 | 0 |
| Meeting Analyse | ||||
| KPI/Meeting Kosten/Teilnehmerberichte/Gelegenheiten-Berichte | 5 | 0 | 1 | 0 |
| Feedback-System | ||||
| Meeting-Bewertungen/Blinde Flecken/Verborgene Stärken | 5 | 0 | 0 | 0 |
| Gesamt | 164 | 70 | 64 | 58 |
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Meetings planen
Bei der Planung Ihrer Meetings ist es von Vorteil, wenn die von Ihnen verwendete Agenda-Software mit Outlook oder Google Kalender zusammenarbeitet. MeetingKing, Less Meeting und MeetingBooster lassen sich gut in Google Kalender und Outlook integrieren. MeetingBooster verfügt über eine umfassende Outlook-Integration mit Unterstützung von Terminserien. Diese Integration erleichtert das Planen von Besprechungen. Lucid Meetings und MeetingKing bieten Assistenten, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
Agenda erstellen
Eine Agenda zu erstellen, ist dank eines integrierten Agenda-Editors in allen vier Agenda-Tools recht einfach. Es gibt Vorlagen sowie die Möglichkeit, Dateien zur Vorbereitung des Meetings anzuhängen. Einige der Anwendungen ermöglichen auch das Hinzufügen von geparkten Themen aus früheren Meetings. In MeetingBooster können Sie außerdem noch nicht abgeschlossene Themen von einem Meeting zum nächsten "weitergeben", die dann auch die Notizen vom vorherigen Meeting zum neuen Meeting enthalten. Mit MeetingBooster können Sie die Agenda in Zusammenarbeit mit anderen erstellen, indem Sie entweder Co-Organisatoren einladen oder Agenda-Input von Teilnehmern erhalten.
MeetingBooster
MeetingKing
Notizen machen
Mit diesen Agenda-Software-Anwendungen können Sie Notizen während Ihres Meetings machen.
Mit der Agenda als Basis können Sie Diskussionen und Entscheidungen erfassen und Aktionselemente zuweisen. Lucid Meetings hat während des Meetings ein Chat-Forum und eine Redner-Warteschlange. MeetingBooster bietet Voting-, Pro / Contra- und Rating-Tools. Sie können Diskussionen in Aktionspläne umwandeln, indem Sie Aufgaben während des Meetings zuweisen und Elemente für zukünftige Diskussionen parken.
Sobald Sie sich mit den Notizfunktionen vertraut gemacht haben, scheinen diese Anwendungen deutlich effizienter zu sein als Word, Outlook oder OneNote.
Protokoll und Archivierung
Ihr Protokoll ist fertig, sobald das Meeting vorbei ist, aber Sie können es dann immer noch lesen und bearbeiten, bevor Sie es verteilen. Lucid Meetings verteilt das Protokoll per E-Mail mit dem Text als Nachrichtentext. Less Meeting, MeetingKing und MeetingBooster verteilen die Protokolle im PDF-Format. Mit MeetingBooster können Sie das Protokoll mithilfe von Vorlagen, Deckblatt, Firmenlogo usw. anpassen.
Aktionselemente werden im Protokoll aufgelistet und z.B. per E-Mail an die Aufgabenbesitzer verteilt. MeetingBooster bietet eine Projektübersicht und synchronisiert die Aufgaben mit der Outlook-Aufgabenliste.
Ihre Besprechungsprotokolle werden automatisch archiviert, wodurch die Ablage und das Verfolgen der Informationen vereinfacht wird. Lucid Meetings und MeetingBooster bieten erweiterte Suchfunktionen, mit denen Sie Informationen aus archivierten Minuten finden und extrahieren können.
Alle vier Agenda-Softwarelösungen werden als SAAS-Lösungen angeboten. MeetingBooster ist außerdem auch als On-Premise-Installation für die unternehmensweite Bereitstellung verfügbar.
Fazit
MeetingBooster ist einfach zu verwenden, bietet jedoch erweiterte Funktionen und ist eine anpassbare und skalierbare Lösung, die sich auch für große Unternehmen eignet. MeetingKing, Lucid Meetings und Less Meeting sind einfach einzurichten, kostengünstiger und richten sich an eine andere Zielgruppe, z.B. kleine Unternehmen, HOAs oder Clubs. Es kommt wirklich auf Ihre Anforderungen an. Probieren Sie sie aus und sehen Sie, ob Sie Ihre Meetings effizienter durchführen können!