Si vous organisez un grand nombre de réunions, et souhaitez optimiser vos processus de création de l'ordre du jour, de prise de notes et de rédaction du compte-rendu, vous pouvez envisager de faire appel à l'une des nombreuses applications de création d'ordre du jour disponibles sur le marché. Ces solutions de gestion de réunion ne doivent pas être confondues avec de simples outils de partage d'écran.
Dans cette évaluation de logiciels de création d'ordres du jour, nous nous sommes concentrés sur les outils d'utilisation générale, dans la mesure où il existe d'autres outils adaptés à des réunions spécifiques, telles réunions de comité ou municipalités. Nous avons donc choisi d'étudier Less Meeting, Lucid Meetings, MeetingKing et MeetingBooster.
Comparatif des logiciels de création d'ordres du jour de réunion
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| Total | 164 | 70 | 64 | 58 |
| Intégration avec les systèmes de messagerie | ||||
| Outlook | 5 | 2 | 3 | 1 |
| Gmail | 3 | 2 | 4 | 4 |
| Autre | 2 | 3 | 2 | 3 |
| Préparation de réunion | ||||
| Résolution des conflits de planification des participants | 3 | 1 | 0 | 0 |
| Ordre du jour | ||||
| Répartition du temps disponible | 5 | 0 | 0 | 0 |
| Identification des présentateurs | 5 | 3 | 1 | 1 |
| Modèles d'ordre du jour | 3 | 4 | 0 | 3 |
| Procédure d'approbation de l'ordre du jour avec contrôle des versions | 4 | 0 | 0 | 0 |
| Tâches de préparation à la réunion | 4 | 0 | 0 | 1 |
| Séries de réunion | 4 | 3 | 3 | 2 |
| Transfert de sujets en suspens | 4 | 0 | 0 | 0 |
| Conduite de réunion | ||||
| Assignation des rôles | 4 | 3 | 0 | 0 |
| Relevé de présence | 3 | 4 | 3 | 0 |
| Prise de notes (contributions de chaque participant) | 5 | 3 | 3 | 0 |
| Conclusions (décisions) | 4 | 4 | 4 | 4 |
| Allocation des tâches | 4 | 5 | 4 | 4 |
| Outils de réunion (vote, pour / contre, classement etc.) | 4 | 0 | 0 | 0 |
| Activités post-réunion | ||||
| Création automatique du compte-rendu de réunion | 5 | 3 | 4 | 3 |
| Contrôle d'accès | 5 | 0 | 3 | 3 |
| Page de signatures | 4 | 0 | 0 | 0 |
| Insertion du logo de la société | 3 | 1 | 1 | 0 |
| Archivage du compte-rendu | 4 | 3 | 3 | 2 |
| Procédure d'approbation du compte-rendu avec contrôle des versions | 4 | 0 | 0 | 0 |
| Gestion des documents | 3 | 3 | 3 | 3 |
| Gestion des tâches | 4 | 4 | 4 | 3 |
| Rappels | 4 | 3 | 3 | 3 |
| Recherches au sein du compte-rendu | 3 | 2 | 3 | 3 |
| Fusion / Enregistrement des résultats | 4 | 0 | 0 | 0 |
| Système de gestion des tâches | ||||
| Synchronisation des tâches avec Outlook | 5 | 0 | 0 | 0 |
| Exportation de la liste des tâches (CSV ou Excel) | 4 | 4 | 4 | 3 |
| Projets | 4 | 3 | 0 | 4 |
| Rapports d'état des tâches | 4 | 0 | 1 | 0 |
| Rappels de tâches | 5 | 4 | 3 | 3 |
| Permissions de tâches personnalisables | 5 | 0 | 0 | 0 |
| Système de permissions des utilisateurs | ||||
| Permissions des utilisateurs / Hiérarchie des utilisateurs / Rôles de sécurité | 5 | 0 | 1 | 2 |
| Journal d'audit | 3 | 0 | 0 | 0 |
| Hébergement | ||||
| Hébergement sur le Cloud | 5 | 3 | 3 | 3 |
| Hébergement sur site local | 5 | 0 | 0 | 0 |
| Tableaux analytiques des réunions | ||||
| ICP / Coûts des réunions / Rapports de présence / Rapports d'opportunités | 5 | 0 | 1 | 0 |
| Système d'évaluation | ||||
| Evaluation des réunions / Zones d'ombre / Points forts | 5 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 164 | 70 | 64 | 58 |
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Planification de la réunion
L'étape de planification de la réunion est nettement plus facile si le logiciel de gestion de réunion utilisé est capable d'interagir avec Microsoft Outlook et Google Agenda. MeetingKing, Less Meeting and MeetingBooster proposent un bon niveau d'intégration avec Google Agenda et Outlook. MeetingBooster en particulier bénéficie d'une intégration étroite avec Outlook, incluant la prise en charge des réunions périodiques. Un tel niveau d'intégration facilite grandement la planification des réunions. Lucid Meetings et MeetingKing fournissent des assistants pour vous aider à démarrer.
Création de l'ordre du jour
Les quatre outils de création d'ordre du jour étudiés ici disposent tous d'un éditeur d'ordre du jour intégré, grâce auquel la rédaction de l'ordre du jour ne pose aucun problème. Ils proposent différents modèles, et vous donnent la possibilité d'inclure des pièces-jointes à votre ordre du jour pour que les participants aient tous les documents nécessaires pour se préparer au mieux. Certains des logiciels vous permettent d'inclure des sujets de discussion provenant de réunions précédentes et restés en suspens. Avec MeetingBooster, vous pouvez même transférer les sujets non terminés d'une réunion à l'autre, ce qui incorpore également toutes les notes sur le sujet prises lors de la réunion précédente à l'ordre du jour de la réunion suivante. De plus, MeetingBooster vous permet de préparer l'ordre du jour en collaboration avec d'autres personnes, par exemple en invitant des co-organisateurs, ou en envoyant des requêtes de suggestions aux autres participants.
MeetingBooster
MeetingKing
Prise de notes
Tous les logiciels considérés facilitent la prise de notes au cours de la réunion.
En utilisant l'ordre du jour en tant que fil directeur, vous pouvez capturer les discussions, noter les décisions et allouer des tâches pour chaque sujet. Lucid Meetings intègre un forum de discussion et une file d'attente pour les intervenants durant la réunion. MeetingBooster propose des outils d'évaluation des initiatives suggérées : vote, pour/contre et classement. Vous pouvez aussi convertir les discussions en plans d'action en assignant des tâches pendant la réunion, et en différant des questions particulières pour examen lors de réunions futures.
Une fois familiarisés avec les fonctions de prise de notes de ces outils, ils nous ont semblé p.lus efficaces que Word, Outlook ou OneNote.
Rédaction et archivage du compte-rendu
Avec ces outils, votre compte-rendu est prêt dès la réunion terminée, mais vous avez toute liberté pour le vérifier et le modifier avant de le distribuer. Lucid Meetings assure la distribution du compte-rendu via e-mail, le texte du compte-rendu étant inclus dans le corps du message. Less Meeting, MeetingKing et MeetingBooster envoient le compte-rendu sous forme de fichier PDF. MeetingBooster vous permet en outre de personnaliser le compte-rendu à l'aide de modèles, ou en y incluant une page de couverture, le logo de l'entreprise et ainsi de suite.
Les tâches à effectuer sont énumérées dans le compte-rendu, et distribuées à leurs propriétaires via e-mail par exemple. MeetingBooster fournit une vue d'ensemble sous forme de projet et autorise la synchronisation des tâches avec la liste de tâches de Microsoft Outlook.
Le compte-rendu de la réunion est archivé automatiquement, simplifiant ainsi grandement le classement et le suivi des informations. Lucid Meetings et MeetingBooster intègrent également des fonctions de recherche avancées, vous permettant d'isoler et d'extraire des données spécifiques à partir des comptes-rendus des réunions antérieures.
Les quatre applications de préparation d'ordre du jour étudiées ici sont disponibles sous forme de solution SAAS. Toutefois, MeetingBooster est aussi disponible en tant qu'installation On-Premise, convenant ainsi à une mise en œuvre à l'échelle de l'entreprise.
Conclusion
Bien que restant d'un emploi aisé, MeetingBooster fournit des fonctions avancées et s'avère être une solution personnalisable et évolutive adaptée à l'usage en entreprise. MeetingKing, Lucid Meetings et Less Meeting sont des solutions simples à mettre en place, plus économiques, et s'adressent à une clientèle différente, telles petites entreprises, associations de copropriétaires ou clubs. Tout dépend de vos besoins. Faites l'essai et voyez comment vous pouvez améliorer l'efficacité de vos réunions !